CRM pakket selectie

CRM pakketten

Succesvol Customer Relationship Management gaat veel verder dan een éénmalig project. Het is een verandering in de bedrijfscultuur en een continu proces dat groeit in de tijd, als de behoeften van klanten evolueren, de capaciteiten van de organisatie veranderen en klantrelaties sterker worden. CRM is in eerste instantie een bedrijfsstrategie. Een CRM pakket biedt een raamwerk en de automatisering om deze strategie te ondersteunen. CRM pakketten zijn ontwikkeld op basis van ervaringen in verschillende industrieën, gemaakte fouten en bewezen successen. Hieronder enkele overwegingen voor de selectie van een CRM software pakket voor uw organisatie.

Enkele overwegingen voor uw CRM pakket selectie

Budget – Bepaal van te voren wat een CRM pakket mag kosten. Dit maakt het makkelijker om nee te zeggen tegen fraaie functionaliteiten die (nog) niet relevant zijn. Hoewel er aan het ene uiterste van het spectrum gratis CRM applicaties aangeboden worden, lijkt het logisch om voor het gebruik van de software, de implementatie en de service te betalen. Een CRM leverancier zonder inkomsten lijkt geen lang leven te hebben. Aan de andere kant van dit spectrum staan de CRM applicaties met oneindig veel functionaliteiten en configuratie mogelijkheden voor zeer grote en complexe organisaties. Het lijkt dus logisch om aan de hand van een vooraf vastgesteld budget een pakket te kiezen

Data import – Bespreek altijd de import van data met de potentiële CRM leveranciers. Zelf bij een eerste invoering van een CRM pakket zal altijd een import van gegevens zijn. Als organisatie beschik je altijd over klantgegevens in de vorm van een debiteurenbestand uit de financiële administratie, een Excel sheet met potentiële klanten of een Outlook bestand. Bespreek de data import met de leveranciers en zorg ervoor dat ze dit meenemen in hun offerte. Dat bespaart verassingen achteraf.

CRM pakketAanpassingen – Uiteraard is het plezierig als de applicatie zo goed mogelijk aansluit bij de bedrijfsprocessen. Dus vaak zullen aanpassingen van de software overwogen worden. Bij de zwaardere CRM pakketten zijn vaak uitgebreide configuratiemogelijkheden ingebouwd, wat de toepassing zeer flexibel maakt. Goedkopere systemen zijn vaak minder flexibel, wat betekent dat de bedrijfsprocessen aan de software aangepast moeten worden. Bepaal vooraf goed wat de organisatie met het CRM pakket wil, op de korte, maar ook op de lange termijn. Voorkom in elk geval altijd maatwerk, dit is onnodig duur en zal naarmate de tijd vordert problemen met zich meebrengen. Bijvoorbeeld bij nieuwe versies van de software.

Bereidwilligheid – De bereidheid van een leverancier om gratis een op maatgemaakte demonstratie voor te bereiden en alle vragen te beantwoorden, is vaak al een goede indicatie voor de service na de aankoop. Desalniettemin kan een duidelijk “nee”, tegen bijvoorbeeld maatwerk, ook zeer waardevol zijn.

Functionaliteiten – Natuurlijk zijn functionaliteiten belangrijk. Ze vormen het gereedschap in de gereedschapskist. De praktijk laat zien dat de meeste systemen veel meer functionaliteit bieden dan nodig voor één bedrijf. Dat is niet erg, want zo kan een leverancier vele bedrijven van dienst zijn en schaalvoordelen bieden. Maar als koper moet je sterk in de schoenen blijven staan en alleen die functionaliteit kopen/gebruiken die echt noodzakelijk is. SelectCRM biedt hiervoor een handig functionaliteiten overzicht met de meest gebruikte functionaliteiten in CRM pakketten.

Toegankelijkheid – Een desktop oplossing of online CRM, dat is de vraag. Is er sprake van ambulante gebruikers, die overal toegang tot de klantgegevens moeten hebben? Of is iedereen op kantoor? In het laatste geval lijkt een desktop oplossing voor de hand liggend. In de meeste gevallen zien we dat de SaaS oplossingen sterk terrein winnen, omdat dit op basis van kosten en toegankelijkheid veel voordelen biedt.

Image source: ©Jakub Jirsák - Fotolia