Mauritshuis ontdekt de kracht van

Microsoft Dynamics CRM

Relatiebeheer wordt ook in de wereld van kunst en cultuur steeds belangrijker. Zeker als je ambitieuze plannen hebt waarvoor fondsenwerving nodig is. Dat Microsoft Dynamics CRM daarbij krachtige tools biedt, ervaart ook het Mauritshuis. Het Mauritshuis is een Rijksmuseum in Den Haag met voornamelijk schilderijen uit de Gouden Eeuw. Er hangen ook enkele topwerken uit de 18e eeuw. Begin november ging het Haagse museum live met het systeem.

Het klinkt misschien vreemd, maar de directe aanleiding voor het Mauritshuis om met Microsoft Dynamics CRM te gaan werken, ligt zes meter onder straatniveau: een moderne, lichte foyer die het tegenovergelegen pand, Plein 26, met het museum moet verbinden. Voorjaar 2012 gaat daarvoor de eerste schop de grond in. Voor het uitbreidingsproject Mauritshuis bouwt aan de toekomst is veel geld nodig: zo’n 22 miljoen euro. Het museum hoopt op vijf miljoen steun van bedrijven, fondsen, stichtingen, instellingen en particulieren. Dit voorjaar ging daarom een fondsenwervingscampagne van start. Die zou, realiseerde het Mauritshuis zich, beter uitpakken dankzij de inzet van een CRM-systeem voor relatiebeheer.

Het Mauritshuis had trouwens al wat langer het plan om met CRM te gaan werken. Jarenlang beheerde het museum alle relaties in Microsoft Access, maar een minstens zo belangrijke bron was de vorige directeur. Die was met zijn fabelachtige geheugen een wandelende relatiedatabase. “Nadat Emilie Gordenker het stokje van hem het overgenomen, zijn we op zoek gegaan naar de beste, toekomstvaste manier om al die waardevolle kennis op te slaan”, vertelt Ivo Hoekstra, bij het Mauritshuis verantwoordelijk voor het beheer van alle digitale media en de ICT-ondersteuning.

Ivo stak zijn licht op bij SURFdiensten, dat sinds zo’n twee jaar alle software aan het Mauritshuis levert. Toen hij uitkwam bij Microsoft Dynamics CRM was de keuze snel gemaakt. “Zeker ook vanwege de vertrouwde gebruikersinterface. De integratie met Microsoft Outlook werkt voor iedereen hier erg prettig.”

Microsoft Dynamics CRM

Makkelijker, inzichtelijker en overdraagbaar

De keuze voor CRM Resultants lag ook voor de hand, aldus Ivo. “We hebben goed rondgekeken en ontdekten dat andere partijen vooral op fondsenwerving gericht waren. Met de template van CRM Resultants konden we een heleboel vliegen in een klap slaan. Die vangt ook allerlei zaken op zoals reserveringsaanvragen en klachtenafhandeling en de communicatie daaromheen. Losse Excel-lijsten hebben we bijna niet meer. En rapportages kunnen we nu direct vanuit CRM draaien.”

Het systeem ging begin november live, na een doorlooptijd van zo’n tien weken. Precies volgens planning en op tijd. Ivo kijkt met plezier terug op het project en de samenwerking met onder meer consultant Johan van Leenen van CRM Resultants. “Afspraken werden nagekomen en de communicatie verliep heel vlot. Johan was ook flexibel en altijd goed bereikbaar.” De hoofdfunctionaliteiten zijn ingericht en bij het Mauritshuis zijn bijna alle backoffice-afdelingen aan de slag met CRM. “Zo’n nieuw systeem is altijd even wennen, maar iedereen heeft inmiddels ontdekt wat de centrale registratie van relatiegegevens ons brengt. Het is allemaal stukken makkelijker, inzichtelijker en overdraagbaar geworden.”

Voor de nabije toekomst ziet Ivo veel moois voor CRM weggelegd. “Er valt nog een boel te ontdekken. Ik denk bijvoorbeeld aan de koppeling met social media, die we meer en meer gaan inzetten. We kunnen met CRM interesseprofielen opbouwen van onze relaties, maar ook onze bezoekers beter leren kennen. Dat is kennis die we heel goed kunnen gebruiken voor allerlei marketingacties in diverse media. Hoe gerichter we die inzetten, hoe beter. Een museum heeft het immers niet breed.”

Microsoft Dynamics CRM vergelijken met andere CRM software? Vraag dan nu een CRM software infopakket aan.